Servis Fatura Yönetimi: Veresiye Takibinde Profesyonel Yaklaşım

Oto serviste veresiye bir tercih değil, gerçektir. Filo müşterisi ay sonunda öder, esnaf komşu "hafta sonu uğrarım" der, düzenli müşteri o gün kartını unutmuştur. Sorun veresiyenin kendisi değil, takip edilmemesidir. Takip edilmeyen veresiye önce nakit sıkışıklığına, sonra müşteriyle tartışmaya, en sonunda da tahsil edilemeyen alacağa dönüşür.

Kime ne kadar açık hesap?

Her müşteriye aynı açık hesap verilmez. Basit bir ayrım yapın:

• Filo ve kurumsal müşteriler: Sözleşmeli, vadeli çalışın; vadeyi gün olarak yazın (30, 45, 60 gün).
• Düzenli bireysel müşteriler: Kısa vadeli, küçük tutarlı açık hesap.
• İlk kez gelen müşteriler: Açık hesap yok ya da kapora ile.

Müşteri bazında bir üst sınır belirlemek, borcun fark edilmeden büyümesini önler. ServisData'da müşteriye limit tanımlanabilir; Hızlı Satış ekranında limiti aşan satışta uyarı çıkar.

Ödemeyi işin içinde kaydedin

Veresiye defterinin en büyük zaafı, işten ayrı tutulmasıdır. "Ahmet Bey 2.500 lira" yazısı, hangi iş için, hangi tarihte ve ne kadarının ödendiği bilgisini taşımaz. Ödemeyi iş emrini kapatırken aynı ekranda kaydedin:

• Kısmi ödeme: Müşteri 1.500'ün 1.000'ini nakit, 500'ünü kartla öderse iki yöntem de ayrı kaydedilir.
• Kapora: İşe başlamadan alınan ön ödeme, iş kapanınca toplamdan düşer.
• Açık hesap: Ödenmeyen kısım müşterinin carisine borç olarak geçer.

Böylece her müşterinin bakiyesi tek yerde, iş emirleriyle bağlantılı tutulur.

Borcun yaşını izleyin

1.000 liralık borç, bir haftalıkken ve altı aylıkken aynı borç değildir. Alacakları yaşına göre gruplamak (0-30, 31-60, 61-90, 90 gün üstü) neyin gerçekten risk olduğunu gösterir. Vadesi geçen tutarlar haftalık bir liste olarak önünüzde olmalı; ay sonunu beklemek, borcun bir ay daha yaşlanması demektir.

Hatırlatmayı alışkanlık hâline getirin

Çoğu müşteri borcunu reddetmez, sadece unutur ya da erteler. Kibar ve net bir hatırlatma çoğu zaman yeterlidir:

Örnek: "Merhaba Ahmet Bey, 12 Ekim'de 34 ABC 123 için yapılan işten 1.250 TL bakiyeniz bulunuyor. Uygun olduğunuzda havale ya da serviste ödeme yapabilirsiniz."

Tarih, plaka ve tutar içeren bir mesaj tartışmayı önler. ServisData'da müşteri listesinde borçlu müşteriye bakiye tutarıyla hazır WhatsApp mesajı tek tıkla açılır; mesajı siz gönderirsiniz.

Ekstreyle mutabakat

Filo ve kurumsal müşterilerde "bu tutar nereden çıktı?" sorusu kaçınılmazdır. Cevap ekstredir: tarih sırasıyla iş emirleri, ödemeler ve kalan bakiye. Ay sonunda ekstreyi göndermek hem mutabakatı hızlandırır hem de müşterinin muhasebesinin işini kolaylaştırır; ödemenin gecikmesinin sık nedenlerinden biri, müşterinin elinde belge olmamasıdır.

Fatura ve vade

Faturada vade gününü yazmak, ödeme tarihini iki taraf için de netleştirir. e-Fatura ya da e-Arşiv kullanıyorsanız faturanın iş emriyle eşleşmesi, "hangi fatura hangi iş için" sorusunu ortadan kaldırır. Vade takibi ise faturanın kesildiği gün değil, vadenin dolduğu gün başlar.

Nakit akışına haftalık bakın

Haftada bir şu üç rakama bakmak yeterlidir: bu hafta tahsil edilen, vadesi geçen toplam alacak ve önümüzdeki hafta vadesi dolacak tutar. Bu üç rakam, tedarikçi ödemesini ve maaş gününü sürprizsiz planlamanızı sağlar. Cari hesap ve tahsilat takibi yapan bir program bu rakamları iş emirleri ve ödemelerden kendiliğinden çıkarır.

Kısa kontrol listesi

• Her açık hesap bir iş emrine bağlı mı?
• Kurumsal müşterilerin vadesi gün olarak yazılı mı?
• Vadesi geçen alacakların listesi bu hafta kontrol edildi mi?
• 60 günü geçen borçlulara hatırlatma yapıldı mı?
• Filo müşterilerine aylık ekstre gönderiliyor mu?