Oto Servislerde Stok Yönetimi: 7 Altın Kural

Oto serviste stok iki yönden para kaybettirir: rafta beklerken bağlanan nakit ve tam ihtiyaç anında bulunamayan parça. Birincisi sessizdir, ikincisi müşteri araç başında beklerken ortaya çıkar. İyi bir stok düzeni ikisini birden küçültür. Aşağıdaki yedi kural, her ölçekte serviste uygulanabilir; çoğu programdan bağımsızdır, birkaçı ise ancak dijital takiple sürdürülebilir.

1. Her kaleme kritik seviye verin

Kritik seviye, bir parçanın stokta bulunması gereken en az miktardır. Bunu tahminle değil, kullanım hızıyla belirleyin: haftada 10 yağ filtresi kullanıyorsanız ve tedarik iki gün sürüyorsa, kritik seviye en az 4-5 olmalıdır. Kritik seviyenin altına düşen kalemleri her sabah bir liste olarak görmek, "bitmiş" sürprizlerini önler.

2. ABC analiziyle kontrolü doğru yere verin

Bütün kalemlere aynı özeni göstermek mümkün değildir. Kalemleri değerine ve kullanımına göre üçe ayırın:

• A grubu: Pahalı ve az sayıda olanlar (şanzıman parçası, turbo, far). Sıkı takip, siparişle getirme.
• B grubu: Orta değerli, düzenli dönen parçalar (balata, amortisör, aküler). Standart kritik seviye.
• C grubu: Ucuz ve çok kullanılan sarf (filtre, conta, klips, temizlik ürünleri). Toplu alım, basit takip.

Kaybın çoğu A grubunda, zaman kaybının çoğu C grubunda yaşanır.

3. Parçayı iş emriyle stoktan düşün

Stok kaydının bozulmasının bir numaralı nedeni, rafta alınan parçanın hiçbir yere yazılmamasıdır. Kural tek cümledir: raftan çıkan her parça bir iş emrine ya da satışa yazılır. Programda iş emrine eklenen parça stoktan kendiliğinden düşer; açık iş emrindeki parçalar ise "rezerve" görünür, böylece aynı parçayı iki araca birden söz vermezsiniz.

4. Sayımı küçük ve düzenli yapın

Yılda bir yapılan büyük sayım hem yorucudur hem de hatayı aylarca saklar. Bunun yerine:

• Her hafta bir raf ya da bir kategori sayın (spot sayım).
• A grubunu ayda bir mutlaka sayın.
• Yıl sonunda tam sayımı yapın; vergi açısından da envanter gerekir.

Sayımda sistemle raf arasında fark çıkan kalemi düzeltirken nedenini not edin: yazılmayan satış mı, hatalı giriş mi, kayıp mı? Aynı neden tekrar ediyorsa süreçte bir delik vardır.

5. Sezona göre planlayın

Oto serviste talep mevsime göre değişir. Kış öncesi akü, antifriz, silecek ve kış lastiği; yaz öncesi klima gazı ve filtre talebi artar. Geçen yılın aynı aylarındaki kullanımınıza bakıp siparişi sezon başlamadan verin. Sezon ortasında tedarik süresi uzar, fiyatlar yükselir.

6. Tedarikçiyi kayıtla yönetin

Aynı parçayı iki üç tedarikçiden alıyorsanız, kimden hangi fiyata aldığınızı alış faturasıyla kaydedin. Birkaç ay sonra hangi tedarikçinin hangi grupta daha uygun olduğu kendiliğinden ortaya çıkar. Tek tedarikçiye bağlı kalmamak, sezon sıkışıklığında da elinizi rahatlatır.

7. Ölü stoğu her çeyrek temizleyin

Altı aydır hiç hareket görmeyen kalemler ölü stoktur. Bunlar için üç yol vardır: tedarikçiye iade, indirimli satış ya da muadil olarak kullanma. Ölü stoğu raporla görmeden fark etmek zordur; raf dolu göründüğü için "stoğumuz iyi" sanılır.

Defter, Excel ve program

Defterle stok tutmak, parçanın iş emrine bağlanmadığı her durumda kaydı bozar. Excel daha iyidir ama satış ve iş emri ayrı yerdeyken stok elle güncellenir. Yedek parça stok takibi yapan bir program ise parçayı iş emri, alış faturası ve sayımla aynı kayıtta toplar; kritik seviyeyi, rezerve parçayı ve hareket görmeyen kalemi ayrıca hesaplamanız gerekmez.

Kısa kontrol listesi

• En çok kullanılan 50 kalemin kritik seviyesi tanımlı mı?
• Raftan çıkan her parça bir iş emrine yazılıyor mu?
• Bu hafta hangi rafı saydınız?
• Sezon siparişi için geçen yılın aynı ayına baktınız mı?
• Altı aydır hareket görmeyen kalemlerin listesi elinizde mi?